Moni yrittäjä alkaa pohtia kirjanpidon ulkoistamista siinä vaiheessa, kun aikaa kuluu yhä enemmän hallinnollisiin tehtäviin ja yhä vähemmän asiakkaisiin sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Päätös ei ole pelkästään kustannuskysymys, vaan se vaikuttaa myös yrityksen ajankäyttöön, riskienhallintaan ja talouden johtamiseen.
Milloin kirjanpidon tekeminen itse voi olla järkevää?
Kirjanpidon tekeminen itse voi olla toimiva ratkaisu yrityksen alkuvaiheessa. Esimerkiksi pienellä toiminimellä tapahtumia voi olla vain muutamia kuukaudessa, jolloin sähköinen kirjanpito-ohjelma voi riittää taloushallinnon hoitamiseen hyvin.
Jos yrittäjällä on kiinnostusta taloushallintoon ja aikaa perehtyä verotukseen sekä määräaikoihin, oman kirjanpidon tekeminen voi tuoda säästöjä. Samalla yrittäjä oppii ymmärtämään yrityksensä taloutta paremmin.
Mitä riskejä oman kirjanpidon tekemiseen liittyy?
Kirjanpitoon liittyy useita lakisääteisiä velvoitteita, jotka vaativat tarkkuutta. Epätarkkuudet ja virheet arvonlisäveroilmoituksissa, vähennyksissä tai veroilmoituksissa voivat johtaa aikaa vieviin lisäselvityksiin ja ylimääräisiin kustannuksiin.
Esimerkiksi arvonlisäveroilmoituksen myöhästyminen aiheuttaa heti määräajasta lähtien myöhästymismaksun, vaikka kyse olisi inhimillisestä unohduksesta tai tietämättömyydestä. Lisäksi verotukseen ja kirjanpitoon liittyvä lainsäädäntö muuttuu jatkuvasti, mikä edellyttää säännöllistä seurantaa ja aktiivista ajan tasalla pysymistä.
Paljonko kirjanpidon ulkoistaminen maksaa?
Kirjanpitopalvelun hinta muodostuu yleensä yrityksen tapahtumamäärästä, yritysmuodosta, palkanlaskennan tarpeesta sekä käytettävistä sähköisistä järjestelmistä. Pelkkä kuukausihinta ei kuitenkaan kerro koko totuutta. On hyvä huomioida, että myös yrittäjän kirjanpitoon käyttämä oma aika on kustannus. Jos kirjanpidon tekemiseen kuluu useita tunteja kuukaudessa, on syytä pohtia, voisiko ajan käyttää tuottavammin esimerkiksi myyntiin tai asiakastyöhön.
Esimerkiksi yksinyrittäjän kirjanpitopalvelu voi olla muutamasta kymmenestä eurosta muutamaan sataan euroon kuukaudessa, riippuen tapahtumamääristä ja palveluiden laajuudesta.
Kirjanpidon ulkoistamisen hyödyt yrittäjälle
Jos yrittäjä huomaa käyttävänsä iltoja kuittien, ilmoitusten ja määräaikojen tarkistamiseen, on hyvä pohtia kirjanpidon ulkoistamisen vaihtoehtoja. Ulkoistamisen jälkeen sama aika voidaan käyttää asiakkaisiin, myyntiin tai yrityksen kehittämiseen. Kirjanpidon ulkoistaminen ei tarkoita ainoastaan kirjausten siirtämistä tilitoimiston hoidettavaksi. Samalla yrittäjä saa käyttöönsä asiantuntijan, joka auttaa seuraamaan yrityksen taloutta, tulkitsemaan raportteja, välttämään yleisiä virheitä ja ennakoimaan tulevia tilanteita. Poikkeamat kannattavuudessa, kassavirrassa tai kustannuksissa huomataan usein nopeammin tilitoimiston puolesta kuin kiireisen yrittäjän arjen keskellä.
Kun taloushallinto on ammattilaisen käsissä, yrittäjä voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen, mutta pysyä silti ajan tasalla yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Kirjanpidon raporttien hyödyntämisestä voit lukea lisää artikkelista [Kirjanpidon lukeminen yrittäjälle]
Milloin kirjanpidon ulkoistaminen kannattaa?
Kirjanpidon tekeminen itse voi olla toimiva ratkaisu pienelle toiminimelle, jossa liiketapahtumia on vähän ja taloushallinto pysyy yksinkertaisena. Yrityksen kasvaessa tilanne kuitenkin muuttuu. Kirjanpidon ulkoistamista kannattaa harkita viimeistään silloin, kun yritys palkkaa ensimmäisen työntekijän, siirtyy osakeyhtiöksi, tekee merkittäviä investointeja tai joutuu pohtimaan arvonlisäveron erityistilanteita.
Esimerkiksi yksinyrittäjä voi käyttää kirjanpitoon muutaman tunnin kuukaudessa. Kun yritys kasvaa ja mukaan tulee työntekijöitä, enemmän laskutusta ja monipuolisempaa liiketoimintaa, työmäärä voi moninkertaistua.
Kirjanpitoon liittyy paljon muutakin kuin kuittien tallentaminen. Laskutus, ALV-ilmoitukset, viranomaisasiat ja raporttien seuranta vievät aikaa kuukausittain. Jos yrittäjä käyttää taloushallintoon neljä tuntia kuukaudessa, kertyy siitä vuodessa lähes viikon verran työaikaa.
Toiminimellä, jossa tapahtumia on vähän, oma kirjanpito voi olla täysin toimiva vaihtoehto. Kasvavalle yritykselle, työnantajayritykselle tai monimutkaisempaa liiketoimintaa harjoittavalle yritykselle tilitoimisto on yleensä suositeltava ratkaisu. Jos tavoitteena on säästää aikaa ja vähentää virheriskejä, kirjanpidon ulkoistaminen on useimmiten kannattava valinta.
Kuka vastaa kirjanpidosta?
Moni ajattelee, että vastuu siirtyy tilitoimistolle ulkoistamisen myötä. Näin ei kuitenkaan ole. Yrittäjä vastaa aina yrityksen tietojen oikeellisuudesta ja tarvittavien aineistojen toimittamisesta. Tilitoimisto puolestaan vastaa sovittujen tehtävien hoitamisesta luotettavasti ja ammattitaitoisesti. Parhaat tulokset syntyvät toimivasta yhteistyöstä yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä.
Ajantasaisen kirjanpidon merkityksestä voit lukea lisää artikkelista [Näin varmistat yrityksesi kirjanpidon ajantasaisuuden]
Miten valita sopiva tilitoimisto?
Hyvää tilitoimistoa valitessa kannattaa kiinnittää huomiota henkilökohtaiseen palveluun, sähköisiin työkaluihin, toimialatuntemukseen sekä siihen, kuinka aktiivisesti tilitoimisto tukee yrityksen päätöksentekoa. Parhaimmillaan tilitoimisto toimii yrittäjän pitkäaikaisena kumppanina, joka auttaa yritystä kasvamaan ja kehittymään koko yrityksen elinkaaren ajan.
Tilitoimisto Kuopiossa, Siilinjärvellä ja Iisalmessa
Pienessä yrityksessä taloushallinto voi pysyä pitkään varsin yksinkertaisena. Kun liiketoiminta kasvaa, mukaan tulee usein uusia velvoitteita, raportointitarpeita ja enemmän hallinnollista työtä. Moni yrittäjä huomaa vasta jälkikäteen, kuinka paljon aikaa taloushallinto vie kuukauden aikana. Kun rutiinit siirtyvät ammattilaiselle, yrityksen luvut pysyvät ajan tasalla ilman jatkuvaa määräaikojen seuraamista.
Talouspalvelut TiMa tarjoaa kirjanpitopalvelut, palkanlaskennan ja taloushallinnon asiantuntijapalvelut yrityksille Kuopiossa, Siilinjärvellä ja Iisalmessa. Autamme arvioimaan yrityksesi tilanteen ja löytämään siihen kustannustehokkaimman ratkaisun. Käydään yhdessä läpi, voisiko kirjanpidon ulkoistaminen säästää aikaasi ja helpottaa yrityksesi arkea.
Ota yhteyttä ja pyydä tarjous yrityksesi tarpeisiin räätälöidystä taloushallinnon palvelukokonaisuudesta.
TiMa Oy – Tilitoimisto & kirjanpito Kuopio, Siilinjärvi, Iisalmi
Puh: 010 239 7370
toimisto@tima.fi
