Sähköinen taloushallinto, pilvipohjainen kirjanpito ja sähköiset laskutukset voivat kuulostaa monimutkaisilta, mutta käytännössä ne selkeyttävät ja nopeuttavat taloushallinnon sekä kirjanpidon arjen toimintoja. Eli aiemmin käsin tehtyjä paperitöitä hoidetaankin tietokoneella, puhelimella tai tabletilla, aivan kuten monissa muissakin palveluissa nykyään tehdään,
verkkopankista lähtien.
Sähköinen taloushallinto säästää aikaa, vähentää manuaalista paperityötä ja
voi tuoda säästöjä kustannuksiin tai helpotusta henkilöstövajeeseen.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt yritykselle
Sähköinen taloushallinto tarjoaa monia etuja, jotka tukevat sekä yrityksen toiminnan
sujuvuutta että sen kasvua.
Ajan ja kustannusten säästö. Ohjelmistojen ja automaatioiden avulla manuaalinen työ
vähenee ja tehdyistä toimista jää automaattisesti jälki. Tämä helpottaa esimerkiksi
kirjanpidon toteuttamista jatkuvalla työskentelymallilla loppukuun rutistuksen sijaan, ja
säästettyä aikaa voi hyödyntää vaikka verotuksen optimointiin. Taloushallinto-ohjelmistojen
avulla voidaan vähentää hallinnollista työtä sekä nopeuttaa laskutuksia ja kassavirtaa.
Taloustilanteen reaaliaikainen seuranta. Pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto tarjoaa
joustavan tavan hallita yrityksen taloustietoja ajasta ja paikasta riippumatta, kunhan käytössä
on nettiyhteys. Kun ajantasainen tieto on helposti saatavilla vaikkapa puhelimella, se
nopeuttaa myös tietojen päivittämistä, seurantaa ja yllättäviäkin päätöksentekotilanteita.
Virheiden väheneminen. Virheiden tekeminen on inhimillistä. Automatisoiduilla
ohjelmistoilla virheiden riski vähenee esimerkiksi laskutuksessa ja kirjanpidossa. Tositteet ja
tiedot on myös helppo pitää tallessa automaattisten varmuuskopioiden avulla.
Tiedonkulun ja yhteistyön parantaminen. Sähköiset ohjelmistot mahdollistavat henkilöiden
lisäämisen samaan ohjelmaan, mikä edistää luottamusta vahvistavaa työskentelyä yrityksen
sisällä sekä kirjanpitäjän, sidosryhmien ja asiakkaiden välillä. Kun yhteistyö onnistuu
sujuvasti etänä, voidaan asiakkaitakin hankkia maantieteellisestä sijainnista riippumatta.
Ohjelmistoja voidaan myös yhdistää muihin järjestelmiin, kuten verkkolaskutukseen ja
palkanlaskentaan.
Miten valita sopiva taloushallinnon ohjelmisto?
Kun valitset yrityksellesi sopivaa taloushallinto-ohjelmistoa, näitä asioita kannattaa
huomioida:
- Mitkä ovat kustannukset ja mitä ominaisuuksia ohjelmisto tarjoaa?
- Onko ohjelmisto helposti käytettävä ja tarvittaessa skaalautuva?
- Kuinka hyvin se integroituu muihin järjestelmiin?
- Millainen asiakastuki on tarjolla?
- Onko toimittajalla näyttöjä ohjelmistojen ylläpidosta, kuten tietoturvasta?
Esimerkiksi Fennoa on luotettava sähköinen kirjanpito-ohjelmisto, joka tarjoaa helppokäyttöisyyttä ja automaatioita taloushallinnon tarpeisiin.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen
Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon voi tuntua isolta harppaukselta, mutta hyvän
suunnittelun, oikean ohjelmiston ja tarvittavan tuen avulla se sujuu vaivattomasti. Siirtymä
kannattaa tehdä vaiheittain ja valmisteluun voi kysyä neuvoa tilitoimistosta.
Kartoita ensin yrityksen tarpeet. Mieti, miten monipuolisia toimintoja yrityksesi tarvitsee ja
tulee tarvitsemaan dataan tai asiakkaiden palveluun liittyen. Listaa tärkeimmät ominaisuudet
ja rajaa ohjelmistot niiden mukaan.
Vertaile ja valitse. Vertaa sopivimpia ohjelmistovaihtoehtoja ja ota yhteyttä
ohjelmistotoimittajiin. Tavoitteena on, että voit hoitaa kaikki tarvitsemasi toimet yhdessä ja
samassa järjestelmässä, ilman turhaa tietojen siirtelyä.
Ohjelmiston käyttöönotto. Opettele järjestelmän käyttö ja hyödynnä tarvittaessa
asiakastukea tai taloushallinnon ammattilaista.
Siirrä tiedot ohjelmistoon. Varmista, että aiemmat taloustiedot siirtyvät ohjelmistoon oikein.
Pysy kartalla kehityksestä. Sähköinen taloushallinto kehittyy jatkuvasti digitalisaation myötä
ja mukaan kannattaa hypätä mieluummin ennemmin kuin liian myöhään. Uusiin työkaluihin
tutustuminen ja niiden käytön opettelu tekee ohjelmistoista luontevan avun arkeen.
Kumppani taloushallintoon
Me TiMalla autetaan yritystäsi hyödyntämään sähköisen taloushallinnon edut paikallisen
taloushallinnon asiantuntijan sekä helposti käyttöön otettavien ohjelmistojen avulla. Ota
yhteyttä ja tehdään sähköisestä taloushallinosta rutiini jo tänään!
TiMa Oy – Tilitoimisto & kirjanpito Kuopio, Siilinjärvi, Iisalmi
Puh: 010 239 7370
toimisto@tima.fi
